Firmy średnio przygotowane do KSeF, a fiskus wie o nich więcej niż kiedykolwiek
Rynek wchodzi w KSeF z ograniczoną gotowością. Dyrektorzy finansowi i główni księgowi doskonale znają przepisy i schematy rozliczeń. Znacznie rzadziej mają jednak doświadczenie w prowadzeniu sporów podatkowych, reagowaniu na działania organów czy budowaniu strategii obrony w sytuacji, gdy fiskus kwestionuje określone rozliczenia. W świecie KSeF to właśnie te kompetencje zaczynają mieć kluczowe znaczenie.
Technicznie gotowi, podatkowo niepewni
KSeF jest wciąż mylnie postrzegany przez wiele osób jako projekt technologiczny: integracja ERP, aktualizacja oprogramowania, testy wystawiania i odbioru faktur. Wiele organizacji koncentruje się na zapewnieniu ciągłości operacyjnej – aby faktury przechodziły przez system i nie blokowały sprzedaży. Znacznie rzadziej przygotowują się na konsekwencje podatkowe nowej transparentności. Tymczasem jego znaczenie jest znacznie szersze – Krajowy System e-Faktur będzie zmieniał sam model kontroli podatkowej i relację między firmą a administracją skarbową.
W praktyce oznacza to przejście od kontroli prowadzonej po czasie do nadzoru opartego na danych dostępnych niemal w czasie rzeczywistym. Fiskus uzyskuje bieżący dostęp do informacji o transakcjach, które wcześniej były widoczne dopiero po złożeniu deklaracji lub w toku kontroli. Coraz częściej urząd skarbowy wie o potencjalnym problemie wcześniej niż sama firma. Podatki przestają być jedynie tłem działalności operacyjnej, a stają się jednym z głównych obszarów ryzyka.
KSeF jako katalizator czynności sprawdzających
Jednym z najbardziej niedocenianych skutków wdrożenia KSeF może być gwałtowny wzrost znaczenia czynności sprawdzających. Dane generowane przez system zasilają analitykę fiskusa, a algorytmy wskazują obszary wymagające wyjaśnień. Pierwszym krokiem rzadko bywa dziś klasyczna kontrola podatkowa. Znacznie częściej urząd inicjuje czynności sprawdzające – kontaktując się z podatnikiem mailowo, telefonicznie lub w formie krótkiego wezwania.
Na pierwszy rzut oka taki kontakt może wydawać się niegroźny. Nie ma formalnego zawiadomienia o kontroli ani jasno określonego zakresu. Właśnie w tym tkwi jednak największe ryzyko. Czynności sprawdzające nie dają podatnikowi ochrony proceduralnej znanej z kontroli podatkowej, a jednocześnie są momentem, w którym urząd buduje wiedzę o podatniku i przygotowuje grunt pod dalsze działania. Odpowiedzi udzielone na tym etapie mogą później funkcjonować jako materiał dowodowy.
W realiach KSeF to właśnie pierwszy kontakt z urzędem bardzo często przesądza o dalszym przebiegu sprawy. Odpowiedź udzielona zbyt szybko, bez analizy konsekwencji, może uruchomić sekwencję zdarzeń, nad którymi firma traci kontrolę.
Dlaczego klasyczne OC przestaje wystarczać
W tym kontekście coraz wyraźniej widać ograniczenia klasycznych ubezpieczeń OC. Nie chodzi o to, że OC zawodowe księgowych czy osób odpowiedzialnych za rozliczenia w ogóle nie daje ochrony w trakcie postępowania podatkowego. Taka ochrona bywa dostępna, ale uruchamia się dopiero wtedy, gdy spór już istnieje – najczęściej po zakończeniu kontroli, zakwestionowaniu rozliczeń i formalnym wejściu sprawy w tryb postępowania.
Tymczasem w świecie KSeF kluczowe ryzyko materializuje się znacznie wcześniej. Najważniejsze decyzje zapadają na etapie czynności sprawdzających i pierwszego kontaktu z urzędem, gdy formalnie nie ma jeszcze sporu, decyzji ani „szkody” w rozumieniu ubezpieczeniowym. To właśnie w tym momencie podatnik odpowiada na precyzyjne pytania organu, często nie zdając sobie sprawy, że udzielane wyjaśnienia mogą przesądzić o dalszym biegu sprawy. Na tym etapie ochrona z OC co do zasady jeszcze nie działa, ponieważ nie doszło do przegranej kontroli ani powstania odpowiedzialności.
Pomoc podatkowa – odpowiedź na realia KSeF
Właśnie ta luka pomiędzy technicznym wdrożeniem KSeF a realnym zarządzaniem ryzykiem podatkowym sprawia, że szczególnego znaczenia nabiera ubezpieczenie Pomoc podatkowa w UNIQA – rozwiązanie obecne na rynku od wielu lat, dziś jednak lepiej odpowiadające na nowe realia funkcjonowania firm. Produkt ten jest oferowany we współpracy Strefy Bezpieczeństwa, UNIQA oraz EY i pozostaje jedynym ubezpieczeniem w obszarze ryzyka podatkowego opracowanym wspólnie z firmą z tzw. Wielkiej Czwórki, opartym bezpośrednio na doświadczeniach z obsługi rzeczywistych kontroli podatkowych i czynności sprawdzających.
W przeciwieństwie do standardowych rozwiązań ubezpieczeniowych, które koncentrują się na odpowiedzialności po fakcie, Pomoc podatkowa została zaprojektowana jako narzędzie wsparcia firmy w trakcie kontroli podatkowej oraz czynności sprawdzających – czyli dokładnie na tych etapach, na których w realiach KSeF pojawia się największe ryzyko. Produkt nie ogranicza się do pokrywania skutków błędów, lecz zapewnia wsparcie od pierwszego dnia kontaktu z fiskusem: od analizy pytań kierowanych w ramach czynności sprawdzających, przez przygotowanie odpowiedzi i rekomendacji co do sposobu komunikacji, po merytoryczne wsparcie w dialogu z organami podatkowymi.
Kluczowe znaczenie ma tu doświadczenie wyniesione z praktyki doradczej. Konstrukcja ochrony odzwierciedla realne momenty, w których w sprawach podatkowych zapadają najważniejsze decyzje – często zanim formalnie rozpocznie się kontrola podatkowa. To właśnie na tym etapie możliwe jest wyjaśnienie wątpliwości, ograniczenie eskalacji problemu i zmniejszenie ryzyka sankcji, a także zabezpieczenie interesów zarówno firmy, jak i osób odpowiedzialnych za jej rozliczenia.
Różnica między tym modelem a klasycznym OC jest zasadnicza. OC zapewnia ochronę w sytuacji, gdy spór już się toczy; Pomoc podatkowa działa wcześniej – w trakcie kontroli i czynności sprawdzających – dając realną szansę, by do sporu w ogóle nie doszło. W realiach KSeF, gdzie tempo reakcji i jakość pierwszych wyjaśnień mają kluczowe znaczenie, to rozróżnienie nabiera szczególnej wagi.
Nowy standard zarządzania ryzykiem podatkowym
Rynek wchodzi w KSeF z ograniczoną gotowością. Jednocześnie administracja skarbowa dysponuje dziś narzędziami analitycznymi, których podatnicy nie mają, a tempo i sposób reakcji na pierwsze sygnały z urzędu stają się jednym z kluczowych czynników sukcesu lub porażki.
W tych warunkach zarządzanie ryzykiem podatkowym coraz rzadziej sprowadza się wyłącznie do „ubezpieczenia się na wypadek sporu”. Coraz częściej oznacza zapewnienie wsparcia na etapie, na którym można jeszcze wpłynąć na bieg sprawy – zanim przybierze ona formę formalnego postępowania.
Jerzy Szymańczak
Dyrektor ds. Rozwoju Biznesu OC Zawodowej w UNIQA
